La convocation a l'assemblee generale est la premiere etape formelle de toute AG. Redigee correctement, elle vous protege juridiquement en cas de contestation. Mal redigee, elle peut entrainer l'annulation des decisions prises lors de l'assemblee. Ce guide vous donne le modele et les regles a respecter.
Le delai legal de convocation
La loi du 1er juillet 1901 et les jurisprudences des tribunaux administratifs et des cours d'appel imposent un delai minimal de 15 jours entre la date d'envoi de la convocation et la date de l'assemblee.
Les statuts priment sur le delai legal. Si vos statuts prevoient 21 jours, c'est 21 jours qui s'appliquent. Lisez vos statuts avant de fixer la date.
Ce delai permet aux membres de prendre connaissance de l'ordre du jour, de preparer leurs questions et, si necessaire, de donner pouvoir a un autre membre pour voter en leur nom.
Contenu obligatoire de la convocation
Une convocation reguliere doit contenir 6 elements indispensables :
- Denomination sociale de l'association (nom exact tel que declare en prefecture)
- Date, heure et lieu de la reunion — toujours indiquer une adresse complete et accessible
- Ordre du jour detaille — chaque point doit etre explicitement mentionne ; « questions diverses » ne suffit pas pour valider un vote
- Nom du signataire (generalement le president ou le secretaire)
- Modalites de vote par correspondance ou par pouvoir (si prevu par les statuts)
- Mention du droit de requete (un cinquieme des membres peut demander l'inscription d'un point a l'ordre du jour, article 10 loi 1901)
Modele type de convocation
[NOM DE L'ASSOCIATION]
Siege social : [Adresse complete]
RNA : [Numero RNA]
Convocation a l'assemblee generale ordinaire du [date] a [heure]
Madame, Monsieur,
Nous avons l'honneur de vous convoquer a l'assemblee generale ordinaire de l'association [nom], qui se tiendra le [date] a [heure], au [lieu exact avec adresse].
Ordre du jour :
1. Rapport moral du president
2. Rapport financier du tresorier
3. Approbation des comptes de l'exercice [annee]
4. Renouvellement du bureau
5. Questions diverses
Conformement a l'article 10 de la loi du 1er juillet 1901, le cinquieme des membres peut demander l'inscription d'un point a l'ordre du jour, moyennant demande ecrite adressee au secretaire au moins 8 jours avant l'assemblee.
Un pouvoir est disponible sur demande. Seuls les membres a jour de leur cotisation peuvent voter.
Fait a [lieu], le [date d'envoi].
Le President — [Nom et signature]
Methodes d'envoi de la convocation
Plusieurs methodes sont acceptables, avec des nuances importantes :
- Email avec accus de reception : la methode la plus pratique. Conservez l'accuse de reception comme preuve. L'email doit mentionner clairement le nom de l'association, la date de l'AG, le lieu et l'ordre du jour.
- Courrier recommande avec AR : preuve solide mais lente et administrative. Comptez 2 a 3 jours de delai supplementaire pour le transport.
- Remise en main propre : faites signer un recu. Complexe a organiser pour les grandes associations.
- Affichage dans les locaux : acceptable uniquement si les statuts l'autorisent explicitement. Non recommandee seule.
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Voir tous les modeles →Consequences d'une convocation irreguliere
Si la convocation ne respecte pas les conditions (delai trop court, absence de l'ordre du jour, signataire non habilite), les decisions prises lors de l'AG peuvent etre annulees par un tribunal :
- Pour les elections du bureau : le nouveau bureau peut etre declare inopposable aux tiers,remettant en cause tous les actes signes au nom de l'association
- Pour l'approbation des comptes : les comptes pourraient ne pas etre consideres comme valablement approuves, ce qui bloque lesdemandes de subvention
- Pour les votes statutaires : toute modification des statuts votee lors d'une AG convoquee irregulierement est nulle
Tableau recapitulatif
| Element | Detail |
|---|---|
| Delai legal minimum | 15 jours (jurisprudence) / selon statuts si plus long |
| Elements obligatoires | Denomination, date/lieu/heure, ordre du jour, signataire, pouvoir, requete |
| Methode recommandee | Email avec accus de reception |
| Sanction irregularite | Annulation des decisions (controle judiciaire) |
| Droit de requete | 1/5 des membres peut demander un point additionnel (art. 10 loi 1901) |
| Modele disponible | MonMandat / templates |
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